O empreendedor de sucesso é extremamente organizado e usa o tempo a seu favor para gerenciar seus negócios. Administrar bem o tempo é a principal tarefa para tornar o dia produtivo. Além de evitar acúmulos para o dia seguinte, contribui significativamente para se alcançar os resultados esperados. Seguem algumas dicas úteis, adaptáveis às franquias, que contribuirão aos executivos, gestores e colaboradores, administrarem bem o tempo.
ORGANIZAÇÃO
Não deixe tudo para a última hora, cada minuto perdido comprometerá a produtividade, não o desperdice. Pessoas organizadas são profissionais exemplares. Mantenha a mesa limpa evite empilhar papéis. O que não servir, jogue no lixo. O mesmo ocorre para arquivos eletrônicos, arquive-os em pastas específicas de fácil localização.
FOCO e DETERMINAÇÃO
Parece discurso de atleta, mas tanto o foco como a determinação, fará de você uma pessoa mais centrada em obter resultados.
ROTINA
Desenvolva uma rotina de hábitos das tarefas abaixo e você perceberá como o dia renderá.
- Usar Agenda
Utilize uma agenda, impressa ou eletrônica, para programar suas tarefas, sejam ligações, reuniões, visitas, dentre outras.
- Executar Tarefas
No inicio do expediente (ou no final do dia anterior), coloque no papel (ou eletronicamente) suas tarefas. Liste-as em duas colunas. A primeira com o título de “PRIORIDADE” (liste por ordem de prioridade) e a segunda “ROTINA”. O titulo já define qual tem maior grau de importância. Faça um “checklist” no final do dia, se a maioria das tarefas programadas foi concluída, você está no caminho certo. Algumas ferramentas eletrônicas são usadas no apoio no gerenciamento da execução das tarefas, como por exemplo, MS-Outlook, aplicativos em smartphones, dentre outros.
- Atividades Extra-Profissionais
Até mesmo para os “workaholics” (viciados em trabalho), a família deve ter prioridade. Dedique um bom tempo para ela. Inclua também em sua rotina as atividades esportivas, cursos e lazer, qualidade de vida e trabalho devem estar alinhados.
- Reuniões
Segunda-feira é mais recomendado para você se reunir com a sua equipe, nela serão definidas as ações para a semana. Na quinta-feira pela manhã, monitore as ações programadas, pegue um “feedback” com a sua equipe (pode ser remoto), caso alguma não tenha evoluído, você poderá ajudá-la a ser concluída a tempo.
Caso você trabalhe com vendas externas, agende as visitas com seus clientes com uma semana de antecedência e programe as demais visitas do dia no mesmo bairro. Assim, aumentam as chances de sucesso nas prospecções e vendas.
Se você está do outro lado da mesa, dedique um dia na semana para receber os fornecedores, não sendo possível, faça-o em um período do dia e libere outro período para se dedicar as demais tarefas.
TECNOLOGIA
Use a tecnologia como ferramenta de apoio para executar as ações descritas acima, assim como a agenda eletrônica, os softwares de gestão ajudam bastante no monitoramento. Há inclusive softwares especializados em gestão do tempo. Mas, lembre-se de usar a tecnologia como apoio à produtividade. Atenção especial às redes sociais e “whatsapp”, se mal utilizadas, o tempo será desperdiçado. Lembre-se tempo é dinheiro!
