O valor recolhido pela Franqueadora à título de Taxa de Publicidade/Propaganda é uma antecipação/recuperação de despesas e não uma receita (portanto não é um valor sobre o qual a Franqueadora deve recolher qualquer tributo). Para que este critério (antecipação/recuperação de despesas) seja válido e para os devidos fins e efeitos legais, toda a contabilidade e procedimentos relacionados devem refletir este conceito. Assim, seguem algumas regras básicas, sugeridas:
1. Contar com uma conta-corrente separada, sendo que os únicos valores à crédito devem ser relacionados aos pagamentos dos franqueados da Taxa de Publicidade/Propaganda. Da mesma forma, os únicos valores a serem retirados de tal conta devem relacionar-se a pagamento de serviços ou produtos relacionados ao Marketing Institucional.
2. Todo pagamento efetivado através desta conta-corrente deve conter um documento fiscal que o justifique (por exemplo: documento fiscal emitido pelo vendedor de um produto comprado; documento fiscal emitido pelo prestador de um serviço).
3. O documento fiscal de que trata o item anterior deve ser emitido em nome da empresa titular da conta-corrente mencionada no item 1. Todos os documentos fiscais e eventuais outros que justifiquem a retirada de numerário desta conta-corrente devem ser mantidos guardados para o caso de eventual fiscalização.
4. Para que os franqueados tenham um documento que comprove o seu pagamento da Taxa de Publicidade/Propaganda, pode ser emitida uma Nota de Débito ou um simples Recibo, cujo texto poderá ser algo similar ao seguinte:
“Recebi de xxxxx, CNPJ xxxxx, o valor de xxxx, relacionado à Taxa de Publicidade – vencimento: xx/xx/xxxx, como antecipação de despesas a serem incorridas com Marketing Institucional e outros itens da Rede de Franquias XXXXXXXXXXXXXXXXX”.
5. O contador da empresa deve contabilizar tanto as entradas de numerário como as saídas nesta linha de antecipação de despesas e pagamento de despesas.
6. No final do exercício fiscal, o contador poderá lançar eventual saldo para o exercício seguinte, sempre indicando tratar-se de numerário relativo a antecipação de despesas.
7. Periodicamente e com prova de entrega aos franqueados, a Franqueadora deverá prestar suas contas (não há regras específicas de como fazer esta prestação. Deve ser o mais clara e objetiva possível).
